Ein Report soll in erster Linie eine Aussage über Fakten
veranschaulichen. Dabei ist vor allem die Informationsreduzierung
auf das maximal Notwendige (reduce to the max) und KISS
(keep it small and simple) zu beachten. Es geht darum, dem
Betrachter Informationen auf einfache Art und Weise darzustellen.
Die Aussagefähigkeit des Reports ist dabei von entscheidender
Bedeutung. Komplizierte und unübersichtliche Charts
werden nicht gelesen und dienen somit niemandem.
Je schwieriger der Prozess hinter den Fakten eines Reports
ist, desto einfacher und auf den ersten Blick ersichtlich
und vor allem übersichtlich, muss der Bericht sein.
Der Zugriff auf die generierten Reports ist selbstverständlich
auch über das Intranet eines Unternehmens möglich.
Ein Reportingtool ist die ideale Voraussetzung für
ein effektives und effizientes Reporting. Dabei sind zwei
wesentliche Aspekte zu betrachten: Einmal sollten Reports
zyklisch zur Verfügung gestellt werden und dabei "automatisch"
mit dem aktuellen Zahlenmaterial gefüllt werden. Andererseits
ist es notwendig, dass alle Reports, unabhängig woher
und von wem erstellt, dasselbe rechnerisch korrekte und
konsistente Ergebnis zeigen. Dafür müssen also
dieselben Berechnungs-Algorithmen für eine Kennzahl
verwendet werden und der Daten-extrakt muss auf demselben
Datum basieren.
Mit Hilfe eines Reportingtools ist es also möglich,
Daten aus unterschiedlichsten heterogenen Datenquellen zu
integrieren; so können Daten, sinnvoll miteinander
kombiniert, Informationen ergeben - also Zusammenhänge
aufzeigen (Information: "eine Gestalt geben, formen,
bilden" - entstanden im 15 Jh. aus dem Lateinischen
in-formare), die so aus keinem der Vorsysteme ersichtlich
sind.
Durch den Reportingvorgang und die Darstellung und Kombination
der einzelnen Daten in einem Bericht entsteht somit eine
sichere Basis für Entscheidungen in der Unternehmens-führung.
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