Von der Anbieterauswahl bis zur Projektumsetzung

Das Wichtigste in Kürze:
– Die meisten BI-Projekte scheitern nicht an der Technik – sondern an fehlender Bedarfsklärung, unklaren KPIs und mangelndem Change Management
– b-imtec hat in 300+ Projekten gelernt: Wer mit dem Piloten in einem Fachbereich startet, hat höhere Erfolgschancen als wer alles auf einmal will
– Anbieterauswahl ist zweitrangig – das Datenmodell und die Akzeptanz der Nutzer entscheiden über Nutzen oder Schrankware
– Ein BI-Projekt ist nie „fertig“: Evaluation und Iteration sind Bestandteil des Projekts, nicht sein Ende

Von den 300+ BI-Projekten, die b-imtec begleitet hat, gibt es ein Muster, das sich wiederholt: Technisch war es lösbar. Das Scheitern kam vorher – bei der Anforderung, beim Sponsor, beim Scope. In diesem Beitrag geben wir einen Leitfaden, der hilft, ein erfolgreiches BI-Projekt zu planen und umzusetzen – von der Anbieterauswahl bis zur Projektumsetzung.

Bedarfsermittlung und Zielsetzung

Bevor Sie mit der Planung eines BI-Projekts beginnen, ist es wichtig, den Bedarf und die Ziele Ihres Unternehmens zu ermitteln. Stellen Sie sich folgende Fragen:

Welche geschäftlichen Herausforderungen möchten Sie mit BI lösen?
Welche Abteilungen und Prozesse sind betroffen?
Welche Datenquellen sollen in die Analyse einfließen?
Welche Kennzahlen und Berichte sind für Ihr Unternehmen relevant?

Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Planung und Umsetzung Ihres BI-Projekts.

Anbieterauswahl

Nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert haben, geht es an die Auswahl des passenden BI-Anbieters. Achten Sie hierbei auf folgende Kriterien:

Funktionsumfang: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter alle benötigten Funktionen und Analysemöglichkeiten bietet.
Skalierbarkeit: Die BI-Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können.
Integration: Die BI-Software sollte sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung erleichtert die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.
Support und Schulungen: Ein guter Anbieter unterstützt Sie während der gesamten Projektlaufzeit und bietet Schulungen für Ihre Mitarbeiter an.

Was b-imtec aus der Praxis kennt: Viele Unternehmen entscheiden sich für den Anbieter, den die IT kennt – und stellen später fest, dass die Fachabteilung das Tool nicht nutzt. Benutzerfreundlichkeit für den Nicht-IT-Anwender wiegt oft mehr als Funktionsumfang. Power BI und TARGIT sind die Plattformen, mit denen b-imtec im Mittelstand arbeitet – unabhängige Beratung inklusive.

Projektplanung und -management

Ein erfolgreicher BI-Implementierungsprozess erfordert eine sorgfältige Planung und ein effektives Projektmanagement. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Aspekte:

Ressourcen: Stellen Sie ausreichend Ressourcen, wie Personal, Budget und Zeit, für das Projekt zur Verfügung.
Meilensteine: Definieren Sie klare Meilensteine, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen.
Kommunikation: Sorgen Sie für eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit allen Stakeholdern.
Risikomanagement: Identifizieren Sie potenzielle Risiken frühzeitig und entwickeln Sie Gegenmaßnahmen.

Datenintegration und -qualität

Die Integration und Aufbereitung der Daten aus verschiedenen Quellen ist ein zentraler Bestandteil eines BI-Projekts. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

Datenquellen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Datenquellen angebunden werden.
Datenbereinigung: Bereinigen Sie die Daten von Inkonsistenzen und Fehlern, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten.
Datenstruktur: Erstellen Sie eine einheitliche und übersichtliche Datenstruktur, die die Anforderungen Ihres Unternehmens abbildet.

Entwicklung von Dashboards und Berichten

Ein zentraler Aspekt von BI-Projekten ist die Visualisierung der gewonnenen Erkenntnisse. Dabei sollten Sie folgende Punkte beachten:

Zielgruppengerechte Aufbereitung: Passen Sie die Darstellung der Informationen an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe an.
Interaktivität: Bieten Sie den Nutzern die Möglichkeit, die Darstellung der Daten nach ihren individuellen Anforderungen anzupassen.
Automatisierung: Implementieren Sie automatisierte Berichte und Aktualisierungen, um den Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeiter zu reduzieren.

Schulung und Change Management

Damit Ihr BI-Projekt erfolgreich ist, müssen Ihre Mitarbeiter die neue Software akzeptieren und nutzen. Achten Sie daher auf eine umfassende Schulung und ein effektives Change Management:

Schulungen: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ausführliche Schulungen, um die neue BI-Lösung effizient nutzen zu können.
Support: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter bei Fragen und Problemen ausreichend Unterstützung erhalten.
Change Management: Zwei Tage Schulung entscheiden oft mehr als sechs Monate Technikarbeit. b-imtec baut Power-User auf, nicht nur Tool-Nutzer. Begleiten Sie den Wandel aktiv – und kommunizieren Sie die Vorteile der neuen BI-Lösung konkret und früh.

Evaluation und kontinuierliche Verbesserung

Nach der Implementierung des BI-Projekts ist es wichtig, dessen Erfolg regelmäßig zu evaluieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren:

Kennzahlen: Entwickeln Sie Kennzahlen, um den Erfolg des BI-Projekts messbar zu machen.
Feedback: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern und nutzen Sie dieses, um die BI-Lösung kontinuierlich zu verbessern.
Anpassungsfähigkeit: Achten Sie darauf, dass Ihre BI-Lösung flexibel genug ist, um auf Veränderungen im Unternehmen oder in der Branche reagieren zu können.

Fazit

Ein erfolgreiches BI-Projekt erfordert eine sorgfältige Planung, Auswahl des richtigen Anbieters, effizientes Projektmanagement und die kontinuierliche Verbesserung der implementierten Lösung. Indem Sie die oben genannten Punkte berücksichtigen, legen Sie den Grundstein für ein BI-Projekt, das Ihrem Unternehmen dabei hilft, datengetriebene Entscheidungen zu treffen und langfristig erfolgreich zu sein.

Wir helfen Ihnen bei allen Schritten und unterstützen Sie in jeder Phase partnerschaftlich und kompetent. Wer eine BI-Strategie und Datenarchitektur braucht, bevor das erste Tool installiert wird: b-imtec berät.

Häufige Fragen zu BI-Projekten

Wie lange dauert ein BI-Projekt typischerweise?
Das hängt stark von der Ausgangslage ab. Ein erster produktiver Pilot in einem Fachbereich ist bei b-imtec typischerweise in 6–12 Wochen möglich – wenn Datenquellen klar sind und ein interner Sponsor das Thema treibt. Enterprise-Rollouts über mehrere Abteilungen dauern entsprechend länger.

Was ist der häufigste Grund, warum BI-Projekte scheitern?
Fehlendes Sponsoring auf Managementebene und zu breiter Scope am Anfang. b-imtec startet daher mit einem Pilotbereich und rollt aus, wenn der erste Erfolg sichtbar ist.

Muss ich mein ERP-System wechseln, bevor ich BI einführe?
Nein. b-imtec bindet bestehende Systeme – SAP, Dynamics 365, Navision, branchenspezifische ERPs – an. Das ERP ist die Datenquelle, nicht der Blocker.

Was kostet ein BI-Projekt?
Die Kosten hängen von Komplexität, Anzahl der Datenquellen und Nutzer ab. b-imtec kalkuliert nach einem initialen Workshop individuell. Erster Richtwert: Pilotprojekte starten ab mittlerem fünfstelligen Bereich.

Unsere BI-Lösungen für den Mittelstand zeigen, welche Plattformen wir in Projekten einsetzen. Wer verstehen will, warum fertige Berichte trotzdem oft nicht genutzt werden, liest weiter im Beitrag Warum keiner Ihre BI-Berichte liest.