„Microsoft Ignite „Book of News“ oder …
20. Oktober 2022
Das perfekte BI-Projekt
14. April 2023
Business Intelligence – weil es wirkt!
Heute geht es um eine häufig auftauchende Frage im Kunden-Erstkontakt, die es wert ist, dass wir einmal näher auf sie eingehen. Wir machen das im gewohnten Klartext und hoffen, dass es Interessierten hilft, sich ein klareres Bild einer BI-Lösung bzw. deren praktischen Nutzen im Unternehmen zu machen. Nun denn, dann mal los.
Was bringt mir denn eine BI-Lösung? Wir können doch Excel – und Auswertungen gehen damit sehr schnell – also warum Geld ausgeben?
Ich finde, dass das eine durchaus berechtigte Frage ist und auch das Argument mit Excel kann ich gut nachvollziehen. Es gibt aber dennoch ein „aber“, dass wir anhand drei kleiner Beispiele deutlich machen wollen:
Beispiel 1 – Benefit: Spare Zeit. Verdiene Geld.
Vertriebsmitarbeiter A plant seine Woche. Er hat eine Liste von Kunden, die diese Woche zur Bearbeitung anstehen. Er wird sich wahrscheinlich ins CRM begeben und dort die letzten Aktivitäten seiner Kunden ansehen. Was hat ein Kunde, wann bestellt? Sind offene Rechnungen vorhanden, die man vielleicht besprechen sollte? Was hat der Kunde in diesem Jahr schon an Umsatz gemacht und wie verhält sich der Umsatz im Vergleich zum letzten Jahr oder auch zu anderen Kunden im gleichen Segment? Hierzu muss er eine Menge Daten und Informationen sammeln, verdichten, bewerten und in einer für ihn nachvollziehbaren Art zusammenstellen. Dafür benötigt er regelmäßige Vorbereitungszeit. In dieser Zeit ist er jedoch „nicht am Kunden“, sondern sitzt konzentriert vor seinem Rechner und erstellt einen aktuellen „Kunden-Steckbrief“.
Und jetzt erweitern wir dieses Beispiel um eine BI-Lösung und schauen, wie sich sein Planungsvorgang zeitlich verändern wird:
Mitarbeiter A aus dem Vertrieb plant seine Woche. Hierzu öffnet er die E-Mail, die ihm die BI-Lösung seines Unternehmens jeden Montag um 7 Uhr morgens geschickt hat. Im Anhang dieser E-Mail sind sämtliche relevanten Informationen der Kunden, die diese Woche besucht werden sollen. Mitgeliefert wird außerdem ein Link zur Online-Analyse dieses Berichts, damit er weitergehende Informationen interaktiv analysieren kann.
THINK ABOUT IT
Nehmen wir folgendes an: Mitarbeiter A aus dem Vertrieb benötigt pro Woche 2 Stunden Zeit, um sich Auswertungen zusammenzustellen für sich und seine Kunden zusammenzustellen. Rechnerisch hat Mitarbeiter A einen Stundensatz von 60 Euro. So kosten die Auswertungen pro Woche 120 Euro, was sich übers Jahr auf 6.240 Euro aufsummiert. Mitarbeiter B – der Vertriebsleiter des Unternehmens – hat noch drei weitere Mitarbeiter, so dass seine Abteilung für die Erstellung von (kunden-)relevanten Auswertungen einen rechnerischen Kostenblock von 24.960 Euro verursacht. Seine Arbeitszeit, in der er sich die Reports ansieht und sie bewertet, lassen wir in diesem Beispiel außen vor. Im Vergleich dazu scheint die Implementierung einer BI-Lösung vergleichsweise günstig.
Fragen Sie uns gerne und Sie werden überrascht sein, wie preiswert und schnell wir Sie in die Lage versetzen, die vor- und nachgenannten Effekte zu nutzen.
Beispiel 2 – Benefit: Bye Bye „Gordischer Knoten“
Mitarbeiter A aus dem Vertrieb erstellt für eine interne Präsentation mehrere Auswertungen, die seine Vertriebsleistungen würdigen sollen. Hier exportiert er aus dem CRM die aktuelle Liste der letzten Angebote, aus dem ERP die Liste mit den offenen Bestellungen, Aufträgen, dem gegenwärtigen Kundensaldo, etc., kopiert diese alle in Excel und fängt an, die einzelnen Tabellenblätter zu verknüpfen. Bei der Berechnung seiner Vertriebskennzahlen berücksichtigt er verschiedene, ihm bekannte Gegebenheiten. Was ihm leider entfallen ist, ist die Tatsache, dass sich die Berechnung des relevanten Umsatzes inzwischen geändert hat Mitarbeiter B aus dem Einkauf ist zu dem gleichen Meeting geladen. Auch er soll seine Leistung präsentieren und nutzt ebenfalls diverse Datenquellen, um seine Auswertung zu erstellen. Beide Mitarbeiter sprechen während ihrer Präsentation von Umsätzen – und meinen damit doch etwas vollkommen Unterschiedliches. Die Berechnungen und das Verständnis sind nicht gleich, womit sich die Zahlen immer unterscheiden werden. Die anwesende Geschäftsleitung ist sichtlich irritiert, wie es zu diesen unterschiedlichen Zahlenwerten kommen konnte und die Hälfe der eingeplanten Meeting-Zeit wird aufgewandt, um die Herkunft und die Berechnung der Zahlen zu klären.
Und jetzt erweitern wir dieses Beispiel um eine BI-Lösung und schauen, wie sich der Verlauf des Meetings verändern wird:
Mitarbeiter A aus dem Vertrieb hat sich für das regelmäßig wiederkehrende Meeting eine entsprechende Analyse vorbereitet, die er nun nur noch abrufen, analysieren und präsentieren muss. Die Zahlen, die er dafür verwendet, kommen zentral aus einer Quelle – dem firmeneigenen Data Warehouse (DWH) – und sind damit aktuell, einheitlich definiert und validiert. Mitarbeiter B aus dem Einkauf nutzt ebenfalls die firmeneigene BI-Lösung und greift damit auch auf einen validierten und klar definierten Satz an Berechnungen zu. Beide präsentieren Umsätze, deren Herkunft und Berechnung nun klar voneinander unterschieden werden kann. Das Meeting ist konzentriert und wird ohne sachliche Störfaktoren wie geplant durchgeführt. Die Geschäftsleitung ist zufrieden.
THINK ABOUT IT
In Unternehmen wird häufig viel Zeit und Energie darauf verwandt die Entstehung von Zahlen zu ergründen, da es keine gemeinsame Definition gibt. Statistisch gesehen, werden 30% der geplanten Meeting-Zeiten darauf verwendet, sich mit der Herkunft und Definition der präsentierten Inhalte zu beschäftigen. Hierdurch verlieren Unternehmen viel Zeit und damit auch Geld. Einen Umstand, den man mit Hilfe einer BI-Lösung oftmals schnell und effizient beheben kann.
Wir begleiten Sie mit unserer Erfahrung gerne bei dem Change-Prozess und stehen Ihnen mit der Erfahrung aus über 250 erfolgreichen BI-Projekten zur Seite.
Beispiel 3 – Benefit: Zur richtigen Zeit. Am richtigen Ort.
Mitarbeiter A aus der Finanzabteilung erstellt jeden Monat mit viel Zeit- und Nervenaufwand für seine Kollegen eine Kostenstellenanalyse. Diese wird nach dem aufwändigen Erstellungsprozess per Mail an die entsprechenden Abteilungsleiter – immer am Anfang des nächsten Monats – versandt. Damit erhalten die Kollegen ihre Informationen dann, wenn der Entstehungszeitpunkt der Daten bereits lange vorüber ist und eine zeitnahe Reaktion nahezu unmöglich ist. In der Folge verschieben sich zudem Genehmigungsprozesse und eventuelle zukünftige Kalkulationen sind aufgrund veralteter Datenlage nicht so präzise, wie sie sein könnten. Von Zeit zu Zeit kommt es außerdem vor, dass diverse Kostenstellen-Analysen aus Versehen an falsche oder veraltete Adressaten geraten.
Und wieder erweitern wir dieses Beispiel um eine BI-Lösung und schauen, wie sich dies auf das Unternehmen und deren Mitarbeiter auswirkt:
Mitarbeiter A aus der Finanzabteilung hat initial eine Kostenstellenanalyse innerhalb in der BI-Lösung erstellt und diese Analyse mit seinen Kollegen geteilt. Aufgrund der Datenaktualisierung im DWH über nach Nacht, stehen den Kollegen am nächsten Morgen die aktuellen Zahlen sofort zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter hat damit die Möglichkeit auf die Zahlen adäquat und zeitnah zu reagieren. Zudem ist durch das umfassende Rollen- und Rechtekonzept der BI-Lösung sichergestellt, dass der jeweils richtige Kollege auch nur die für ihn bestimmten Daten sieht.
THINK ABOUT IT
Aktuelle und valide Informationen sind essenzielle Entscheidungsgrundlagen im täglichen Geschäftsverlauf. Daher müssen diese auch zeitnah und optimalerweise auf verschiedenen Wegen abrufbar sein bzw. zur Verfügung stehen. Erst dann entfalten Informationen Ihre Wirkung und versetzen Entscheider in die Lage sicher handeln und entscheiden zu können. Bisher wiederkehrende Arbeiten führen zu einem erheblichen Mehraufwand und können aufgrund des Gewöhnungseffektes zu Oberflächlichkeit und Flüchtigkeitsfehlern führen. Diese werden durch den Einsatz einer BI-Lösung auf ein Minimum reduziert. Mitarbeiter und Entscheider gewinnen Agilität, indem sie sich konzentriert mit ihren Zahlen und deren Analyse beschäftigen – ohne den aufwändigen Beschaffungs- und Aufbereitungsprozess zu durchlaufen.
Auch wenn Sie denken, dass das alles sehr lange dauert und unfassbar aufwändig ist, können wir Sie beruhigen: Wir setzen auf bewährte Standardtechnologien und nutzen, wenn möglich, bestehenden Schnittstellen, so dass wir innerhalb kürzester Zeit sichtbare Ergebnisse liefern.
Zu guter Letzt
Sie haben das alles gelesen und finden sich und Ihr Unternehmen in wenigstens einem der drei Beispiele wieder? Dann sollten wir miteinander sprechen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie eine BI-Lösung in Ihrem Unternehmen Zeit spart, Missverständnisse auflöst und Sie und Ihre Kollegen agiler werden lässt.
In einem unserer nächsten Beiträge gehen wir auf Kosten und Umsetzungszeiten ein, denn auch hier werden Sie überrascht sein, wie „preis“-„wert“ und schnell wir für Sie Ihre BI-Lösung umsetzen.
